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jueves, 19 de abril de 2012

Piensa diferente, actúa diferente: mejora tu proceso de captura de información y conocimiento en tu organización


Muchas organizaciones se lanzan a la compra y adopción de distintas herramientas y plataformas con la esperanza, muchas veces fundada en las afirmaciones de quien la ofrece, de poder llevar a cabo la gestión de la información y conocimiento necesaria. Pero al igual que sucede en otras áreas de la empresa, implantar un sistema de información equivale a "comprar" un conjunto de procesos de negocio automatizados. Si dichos procesos de negocio no se corresponden con la realidad de la organización, presente o futura, la esperanza de mejorar los procesos de gestión del conocimiento se desvanece, en especial cuando se refiere a los procesos de captura de la información y el conocimiento.


Ejemplos de estas situaciones se dan a diario en las organizaciones: implantaciones de gestores documentales que no se utilizan en el día a día porque hacen de la captura de información una tarea dificultosa, incorporación de funciones de gestión de documentos en herramientas de uso habitual en las organizaciones como el CRM, ERP o el gestor de proyectos a las cuales no tiene acceso toda la organización, por no hablar de los intentos de utilizar el cliente de correo como plataforma de captura y gestión de información y conocimiento, lo que acaba degenerando en un fuego cruzado sin fin de emails , adjuntos y fotos. A todo esto se debe añadir la irrupción de las redes sociales en el mundo laboral, lo que complica más aún la situación.


En la mayoría de las ocasiones el intento fallido de uso de estas plataformas radica en la falta de análisis de cómo se captura/adquiere, organiza y genera la información y conocimiento en la organización. De poco sirve adquirir una solución que gestiona de manera integrada todos los tipos de documentos de una determinada suite ofimática, si lo que se necesita realmente es hacer colaborar a dos departamentos de la organización que utilizan herramientas no contenidas en dicha suite. Mención aparte requiere la necesidad de integrar en dicha plataforma grupos de trabajo que hacen uso de distintas suites (una local y otra en la nube, y de distintos fabricantes) junto con soluciones de almacenamiento en la nube tipo “Box” … suele degenerar en duplicación de documentos, de trabajo y en tiempo de búsqueda de la información.


Y es que cada organización tiene su forma de organizarse y llevar a cabo su misión. Obviamente si adoptásemos una única suite todo sería más fácil desde un punto de vista de la gestión pero, ¿Es eso lo que necesitan los procesos de negocio que diferencian a nuestra empresa? ¿Eso garantiza poder utilizar en cada momento la mejor forma de colaborar y gestionar el conocimiento? ¿Puedo incorporar nuevas fuentes de información y conocimiento a mi organización, aunque sean de otros fabricantes de software?


Hace 10 años pocos se imaginaban la existencia de herramientas de generación de conocimiento como Twitter, Facebook, Dropbox y la más reciente Pinterest. Sin embargo hoy son una realidad, y el conocimiento llega a las personas y organizaciones a través de estas plataformas y canales. ¿Quién debe decidir cómo y cuales utilizar? Está claro que es la propia organización quien debe decidirlo.


En 4iKIM, como en cualquier otra empresa, gestionamos información y conocimiento. La diferencia es que lo llevamos a cabo sobre una plataforma, que también es nuestro producto, que se adapta a nuestras necesidades cambiantes, en especial en lo referente a la naturaleza heterogénea de la fuente y tipo de información. En este sentido no paramos de aprender nuevas formas de comunicarnos y colaborar.

¿Cómo lo realiza?
4iKIM permite relacionar y compartir elementos de información provenientes de múltiples fuentes de información: correos electrónico, gestores documentales, sistemas de archivos, redes sociales, enlaces Web, BPMs, soluciones de almacenamiento en la nube, etc.
Para ello hace uso de dos conceptos principales
  1. Entidad de información: es la representación/proyección del elemento de información que se quiere gestionar dentro de 4iKIM. Puede ser un correo, un documento, un enlace, etc.
  2. Conector de información: es el proceso automatizado que mantiene sincronizada cada una de las instancias de las entidades de información mencionadas y su correspondiente elemento de información en la fuente de datos original: servidor de correo, servidor de gestión documental, etc.

¿Qué tipos de elementos incorpora 4iKIM?
Por defecto 4iKIM incorpora los tipos de elementos más comúnmente utilizados: email, google docs, ficheros Office, OpenOffice, enlaces web, notas, reuniones, agendas, tareas, proyectos, contactos, usuarios, etc. Sin embargo le caracteriza su flexibilidad de incorporar nuevos tipos rápidamente en función de las necesidades de cada organización: pedidos, materiales, clientes, procesos, etc.

¿Por qué se adopta este enfoque?
Porque hemos identificado que cada organización tiene sus propias formas de gestionar, generar y adquirir conocimiento. Este enfoque permite abstraerse de la fuente de información y conocimiento e incluso, del tipo, permitiendo así a la organización decidir con completa libertad cómo quiere trabajar y organizarse con respecto al knowledge managementAdemás 4iKIM ha sido concebida como una plataforma Cloud desde sus orígenes, lo que permite que el conocimiento esté accesible de forma ubicua y en movilidad, haciendo posible aquello de “poder acceder a la información de tu empresa desde el móvil/tablet/ordenador”.

¿Qué aporta sobre otras soluciones en el mercado?
Centrándonos en el proceso de captura y adquisición de información y conocimiento, 4iKIM posee una naturaleza altamente integradora. Dicho de otro forma, abraza el concepto de integración de cualquier otra plataforma o fuente de información, independientemente del fabricante y del tipo de información que gestione. Esa premisa sólo se cumple de manera parcial en la gran mayoría de soluciones en el mercado.


Preferimos abrir canales de comunicación a construir silos de información. Es nuestra filosofía: 
"Piensa diferente, actúa diferente"

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