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miércoles, 16 de mayo de 2012

Modelando la realidad con 4iKIM


A lo largo del tiempo, en las múltiples presentaciones que hemos realizado, siempre nos encontramos con la dificultad de transmitir de manera sencilla en qué consiste 4iKIM. La mayoría de las veces utilizamos una frase que simplifica de forma sencilla la filosofía de la plataforma: “4iKIM es una herramienta que permite gestionar "cosas", compartirlas con otras personas y relacionarles de manera natural entre sí”. Esas "cosas" que gestiona 4iKIM, esas unidades de información, son las que normalmente denominamos de forma genérica “elementos”.



Pero, ¿qué son y qué pretenden ser dichos "elementos"?

Los elementos en 4ikim pueden almacenar y gestionar información. (Por ejemplo: los datos de un contacto, el contenido de un correo electrónico, una nota, un fichero, un documento, etc..) Acciones como guardar los datos de contacto de una persona, escribir y recibir correo o almacenar documentos son labores muy habituales que ofrecen muchas herramientas del mercado. Pero el punto diferenciador en 4iKIM comienza a partir del momento en que podemos relacionarlas arbitraria e independientemente de su tipo. En ese punto en el que comenzamos a relacionar elementos (unidades de información), es cuando empieza a salir a la luz su verdadera utilidad.

A partir de ese momento los elementos comienzan a ganar entidad. Lo que se considera tradicionalmente un “contacto” (con sus datos, al estilo de una agenda tradicional), lo relacionamos con las reuniones en las que ha participado, sus emails se relacionan automáticamente con él, lo vinculamos con una organización si procede etc… Entonces, ese elemento contacto ya no sirve solo para almacenar sus datos, sino que representa a una persona en la realidad de nuestro negocio. Y que como tál, ésta entidad persona se relaciona con otros elementos (también entidades) del mundo real: reuniones celebradas, llamadas telefónicas, correos, otras personas u organizaciones etc…

Esta "entitificación" que se produce en 4iKIM resulta aún más ilustrativa con otro tipo de elemento diferente: el “stock”. Un elemento de tipo stock solo tiene sentido cuando representa una entidad real; algo tangible que se puede contabilizar, mover, situar en el espacio, agrupar o relacionar con otras entidades (independientemente de su tipo). Son simples anotaciones o referencias a objetos físicos que intervienen en nuestro negocio: piezas que fabricamos, materiales, soportes de almacenamiento, ordenadores, vehículos, etc…

En el momento en el que comenzamos a ver y entender de esta forma a los distintos elementos, las posibilidades de modelar la realidad de nuestro negocio con 4iKIM se amplían muchísimo. Nosotros mismos comenzamos a crear e identificar rápidamente elementos de 4iKIM con actores, sucesos y entidades que forman parte de la realidad de nuestro negocio: los contactos (que tal vez representen a nuestros clientes, proveedores o partners), los usuarios (al personal de nuestra empresas), las tareas, las llamadas, los ficheros (que representan documentos), etc.

Cuando identificamos las entidades es cuando comienzan a intervenir las relaciones, modelando en qué forma están conectadas esas entidades entre sí. Por ejemplo, cuando agregamos un contacto a un evento, modelamos que esa persona participo en el mismo. Cuando vinculamos un gasto con un viaje, y éste viaje con un usuario, modelamos que el usuario es quien ha realizado el viaje, y que en su contexto se ha realizado un gasto. Si dicho viaje, además, está relacionado con un proyecto, implicará que tanto el viaje como su gasto forman parte del esfuerzo invertido en dicho proyecto.

Alcanzado este punto, el resto de funcionalidades de 4ikim ganan todo su sentido:
  • La geolocalización de cualquier elemento en el espacio:
    Una entidad, un suceso, una persona, puede estar localizada en algún lugar del espacio en un momento dado.
  • La ubicación en el tiempo de cualquier elemento:
    Un evento tiene un momento en el que sucede, una entidad tiene un momento de creación, etc.
  • Las ubicaciones lógicas:
    Aquellas entidades en cuyo contexto tiene sentido el elemento, y con las que está directamente relacionado.
  • La posibilidad de versionar cualquier elemento:
    La posibilidad de congelar una foto en el tiempo de cualquier entidad, y así poder ver su historia y evolución.
  • La unicidad de los correos en 4iKIM:
    Representando el mismo hecho de comunicación independientemente del número de buzones y destinatarios que tenga..
  • Etc…
Por consiguiente, podemos ver 4iKIM como un medio con el que modelar, mediante entidades y relaciones, la realidad de nuestro negocio. Comenzemos a identificar los agentes y entidades claves del mismo, representarlos y crear las relaciones que hay entre ellos. Esto nos permitirá crear un gran grafo, que dibuje y represente la realidad de nuestra organización, ayudándonos a estudiarla y gestionarla de manera más eficiente.


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