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martes, 23 de octubre de 2012

Trabajando de forma colaborativa

El proceso de gestión documental es una de las tareas que más tiempo ocupa a los empleados de una empresa, y por ello se hace imprescindible tratar de agilizar este tipo de procesos para que los empleados dispongan de más tiempo para otras tareas clave dentro de la empresa y resultar así más eficientes. 

Los procesos de creación e intercambio documental se pueden ver ralentizados dentro de las empresas por varios motivos, algunos de ellos son: 




- Múltiples entornos de trabajo que presentan incompatibilidades entre sí. 
- Programas que generan archivos que no pueden editarse en otros programas. 
- Duplicidad de documentos y confusión de los usuarios. 
- Dificultad para compartir y colaborar sobre los documentos. 

Es importante tener claro que este tipo de problemáticas frenan el flujo de trabajo y por otro lado, no permiten que la empresa enriquezca sus datos en general al generar documentos que no se pueden conectar entre sí, ni se pueden asociar a diferentes elementos o eventos que se den en la empresa.

4iKIM ofrece una solución a toda esta problemática, ofreciendo un entorno único de trabajo a través del cual se puedan gestionar todo tipo de archivos y puedan conectarse entre sí de una manera sencilla. 

Los archivos que integran 4iKIM pueden crearse directamente desde la herramienta o recibirlos en la bandeja unificada, procedentes de alguien externo a 4iKIM, pudiendo gestionar documentos de todo tipo. Podremos asociar de una manera sencilla e intuitiva estos documentos a diferentes personas, conversaciones, reuniones o lugares, con lo que estaremos generando una conexión total entre el documento y las situaciones o eventos que tengan que estar asociadas a él y posibilitar que la colaboración pueda ser inmediata. 

Esta nueva realidad aporta a las empresas un flujo de trabajo mucho más ágil y sencillo que potenciará enormemente la base de conocimiento de la empresa, al contar con una red documental que cuenta con todos los elementos conectados y a la vez permitirá que nuestros empleados puedan colaborar de una manera mucho más sencilla, cómoda y eficaz. 

En el video que se muestra a continuación, podemos comprobar cómo se fomentan las relaciones y la colaboración mediante 4iKIM. Cuando un empleado que recibe un documento a través de su correo electrónico puede gestionar dicho e-mail y crear relaciones, tanto con otros elementos como con otros miembros de la organización. En este caso se vincula el archivo recibido con el Proyecto Eclipse, y por tanto, desde ese mismo momento quedará ligado a un entorno de colaboración con otros elementos y usuarios que dependan del mismo, del que se beneficiarán gracias a la contribución previa. De esta manera, un usuario que acceda al Proyecto Eclipse podrá gestionar diferentes elementos que dependan del propio proyecto, como e-mails, conversaciones de chat, documentación referente al propio proyecto…


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